Wezwanie do zapłaty to narzędzie tzw. miękkiej windykacji oraz sposób polubownego załatwienia sprawy z dłużnikiem. Jest to wymóg aby wystąpić na ścieżkę sądową. Zdarza się, że mamy do czynienia z nierzetelnym kontrahentem i musimy odzyskać swoją należność. Takie wezwanie powinno spełniać kilka funkcji. Przede wszystkim należy poinformować o istniejącym zobowiązaniu oraz jego wysokości. Trzeba też ustanowić termin na uregulowanie należności, a także poinformować o konsekwencjach, wynikających z przekroczonego terminu. Z wystosowanego wezwania do zapłaty jasno powinno wynikać, że wskazane konsekwencje są wiarygodne i nastąpią, jeśli nie dojdzie do ugody, która zakończy spór.
Co musi zawierać wezwanie do zapłaty?
1. Dane sporządzenia pisma oraz miejscowość
2. Dane wierzyciela – m. in. nazwa firmy, adres
3. Dane Dłużnika – adres firmy lub imię i nazwisko, adres
4. Wskazanie podstawy obowiązku zapłaty (umowa, faktura...)
5. Wartość zobowiązania i ostateczny termin zapłaty
6. Numer rachunku bankowego do uregulowania zapłaty
7. Podpis wierzyciela
8. Dodatkowe ważne informacje np. działania jakie zostaną podjęte, w sytuacji braku zapłaty w wyznaczonym terminie
Termin spłaty długu jest terminem wyznaczonym przez wierzyciela i może mieć określoną długość. Ważne, aby wziąć pod uwagę czas realizacji przelewu czy np. dni wolne. Najczęstszy termin jaki się ustala to 7 albo 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty dłużnikowi. Z kolei Art. 455 kodeksu cywilnego mówi o tym, że jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony, ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania. Art. 476 mówi zaś, że dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po otrzymaniu wezwania przez wierzyciela. Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu takiego świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. W sytuacji istnienia wierzytelności bez oznaczonego terminu można naliczyć odsetki za zwłokę. Będą one jednak naliczane dopiero po upłynięciu terminu zawartego w wezwaniu do zapłaty.
Typowe wezwanie do zapłaty może wyglądać następująco:
WEZWANIE DO ZAPŁATY
Wzywam Pana do zapłaty kwoty w wysokości...........(zł słownie). Powyższa należność wynika z nieopłacenia faktury..........wystawionej na kwotę.......... płatnej do dnia..........
Zaległość wynikająca z wymienionej faktury w wysokości...........powinna być wpłacona w terminie.......dni od dnia doręczenia niniejszego pisma, na następujący nr konta:
…................................................................................
W przypadku braku wpłaty, sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego, co narazi Pana na dodatkowe koszty z tytułu odsetek ustawowych i kosztów procesu.
Przepisy nie ograniczają ilości przed-sądowych wezwań do zapłaty, które można skierować do dłużnika. Również sposób ich nadawania nie został uregulowany. Warto jednak, aby pisma były kierowane do dłużnika listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Pierwszą korzyścią jaką uzyskamy jest powaga pisma. Drugą wartość dowodowa dla sądu.
Trzeba pamiętać, że przez sam odbiór wezwania do zapłaty, dłużnik nie dokonuje uznania długu. Jest to istotne dlatego, że jeżeli wierzytelność się przedawniła, a sprawa toczy się przed sądem, dłużnik może zgłosić zarzut przedawnienia i wtedy nie dojdzie do odzyskania należności pieniężnej.
Dla wielu przedsiębiorców wysłanie wezwania przed-sądowego do kontrahenta może być sytuacją niekomfortową. Często tak naprawdę, ciężko coś takiego napisać, gdyż nie ma ogólnodostępnych jakiś sztywnych wzorów takiego pisma. Warto jednak poświęcić swój czas i wystosować taki dokument, nierzadko jest to dobry sposób aby ponaglić dłużnika do zapłaty i bardziej skuteczny od metod elektronicznych jak e-mail. Dzięki temu można odzyskać pieniądze a dobrze napisane wezwanie to klucz do sukcesu.
Tak naprawdę nie jest to skomplikowane, ale istotne żeby pismo było napisane starannie i zawierało najważniejsze informacje jak chociażby kwotę do zapłaty, termin oraz sposób zapłaty.
Pamiętać trzeba, że jeśli ktoś nam jest winien pieniądze, to zanim skierujemy do sądu pozew o zapłatę (nawet jeśli upłynął termin płatności wskazany na fakturze), należy najpierw wysłać wezwanie do zapłaty, gdyż trzeba dać dłużnikowi ostatnią szansę na uniknięcie sprawy w sądzie.
